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律师每天事情忙不完怎么办?
发布日期:2018-05-22 访问量:83

编者按

      如何提高单位时间内的效率,进而在有限的时间中创造业务价值?如何精进每一天的工作计划,合理规划精力分配?如何进行时间管理一直以来都是律师的痛点所在。时间利用率看似神秘,只要抓住诀窍,就能找到一天48小时方法。




      每人每天客观上都只拥有24小时,但同样是24小时,有些人会觉得,我今天没做什么,怎么一天就过去了?而有些人则会感到,今天好充实,我做了特别多的事情。


      久而久之大家会发现,有些人能用三年的时间做出别人十年也未必能完成的事情。时间在不同的人面前,仿佛出现了不同的长度。


      其实归结起来,原因多数在于:有的人更为擅长规划时间、利用时间;反之,有些人的时间利用率就相对较低。


      那么,如何提升自己的时间利用率,将一天过出48小时的感觉呢?我在此分享一些个人经验。


一日之计在于晨

      我开始写这篇文章的时间是早晨五点,不出意外的话可以在早餐前完成。这也就意味着,我至少较多数人赢得了一篇文章的时间。


      如果我们将工作时段分为上午、下午、晚上的话,上午这个工作段是很奇妙的。就我个人的体会而言,每天工作时间的起点越早,工作的效率、状态也会越好。


      当我将开始工作的时间定在五点,在去到单位之前,通常我已经完成了五点到六点、七点到九点,两个时段的工作;而在去到单位之后,用好十点到十二点这个区间,那就意味着,在上午,我已经产生了五小时的有效工作时间,可以完成分量不轻的几项工作了。


      但反之,如果我仅仅将工作起点定在十点,那么就会面临有效工作时间瞬时缩水至两小时,且有还没做什么就要吃中饭的感觉。


      当然,各人的工作习惯和生活节奏不同,工作起始时间肯定会有差异。但上午的时间对多数人来说精神较好、不容易被打扰,因此建议可多加利用。


设定任务时长

      凭借工作经验,我们大致会知道,自己完成不同任务的用时情况。比如:审核一份常规合同1.5-2小时、调研一个法律问题1-2小时、写一篇非业务文章1小时、写一篇业务文章2小时……因此,我们可以在开始任务之前,要求自己在某个时间内完成,从而避免拖延和低效。


Alpha中计时助力时间规划


      当然,在这个过程中容易碰到一个难题,即任务做着做着就被打断了,一通客户电话、一个微信消息、一次同事间的交流……


      对此,我的建议是,如果临时穿插进来的事情非常重要,那么可以适当调整任务的先后次序,但是在做新任务时,依然要设定好心里的完成时间;而如果突然闯入的任务没有那么重要且紧急,那么还是应该把注意力先集中于手头正在做的事情当中,而非轻易被打扰和分心。



做好知识管理

      有一个普遍的共识是,当我们基于已有的经验做任务时通常会比做完全陌生的领域更为高效、自信。这也就意味着,做好个人和团队的知识管理非常重要,知识管理既是自我沉淀的过程、也是团队共享的经验。


项目模版是知识管理的重要环节


      假设一个团队中的五名成员都是一年工作经验,但是他们汇总整合到一起的经验或许就相当于三年了。


      所以,建议大家每天在结束工作的时候可以回顾一下今天是否有不错的文本,无论是自己做的、还是看到其他人做的;是否有掌握新的知识点或经验;是否有过某个启发或深刻的感受……


      都可以将这些记录下来,并每周、每月进行一次汇总和整理。从短期看,是每天给自己增加了15-30分钟的工作量;但是放到长远而言,对于提高效率、展现专业度是大有裨益的。


学会适时搁置

      相信每个人都会遇到这种情况:想要做某件事情,却不知应该从何下手;感觉思路、想法还没有诞生。这个时候应该怎么办?


      如果事情并非那么紧急的话,我的建议是先搁置。思路、创意不是逼着自己在限定的时间中努力去想、就必然能想出来的;奇思妙想往往诞生于散步、坐车、吃饭、洗澡这些思维状态相对轻松的状态下。所以,大家大可以换件别的事情先做,创意的部分有待缘分的到来。


      但也可能遇到创意还没诞生、可截止时间即将到来的情况,这种情况下,对于多数人而言,肯定是无法以我还没有想法为由开天窗的。我们能做的是,先通过理性的分析与合适的方法理出一个常规思路来,将事情基本落实掉,待到有新想法时,再逐步完善和优化。


刻意练习与尊重内心

      每个人都会有自己擅长或不擅长的领域,面对擅长的部分,往往可以做到信手拈来且效率颇高;但面对不擅长的部分则可能效率和质量齐齐刷新底线。久而久之,凡遇到不擅长的领域就会产生负能量。


      一方面,我们要做自己感兴趣的、真正热爱的事情;另一方面,如果某项技能的短板会制约我们在自己喜爱的、想要追求的领域中更长远地发展,那么逃避显然无法解决问题,刻意练习才是正解。


      在刻意练习的过程中,我们要设定一个清晰的目标并专注于此,坚持反复练习,在练习的过程中建议寻找导师或意见提供者,由此帮助自己不断接受挑战、获取反馈、及时修正,形成从行为到目标的动态循环。


小结

      提高时间利用率的方式和技巧还有很多。例如保证高质量的睡眠时间,从而使自己有好的精神状态。


      例如在合适的时候一心两用,这当然不是指在开会的时候还忙于自己的工作,而是指可以在同一时间段中做几件互不影响的事情,典型的就是和同事吃午饭、顺便讨论事情。


      同样的方法在不同人的实际感受中会因人而异,这篇分享也并不代表绝对的正确与科学。关键是,大家可以适当思考,自己在什么情况下状态好、什么情况下状态不好,从而摸索规律、认识自我,为自己设定一个高效率工作的模式。


作者:宋佳

单位:星翰律师事务所



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